Mniej ręcznego onboardingu, więcej czasu na kampanie klientów.
Pomagamy agencjom marketingowym ograniczyć ręczną pracę, która pojawia się zaraz po podpisaniu umowy z klientem: zbieranie briefu i materiałów, zakładanie projektu i pilnowanie zaległych akceptacji. Automatyzacja działa obok narzędzi, z których już korzystacie do zarządzania projektami, nie zamiast nich.
Cztery problemy, które opóźniają start kampanii dla nowego klienta.
Onboarding klienta zaczyna się od zera za każdym razem
Po podpisaniu umowy zespół ręcznie wysyła te same maile powitalne, linki do formularzy i prośby o dane, krok po kroku, klient po kliencie, bez gotowego schematu, który uruchamia się sam.
Brakujące briefy, materiały i dostępy do kont
Kampanię trudno ruszyć, gdy brakuje logotypów w dobrej rozdzielczości, dostępu do konta reklamowego czy podpisanego briefu, a przypominanie się o nie zajmuje tyle samo czasu, co sama kampania.
Projekt, foldery i zadania zakładane ręcznie od nowa
Dla każdego nowego klienta ktoś ręcznie zakłada projekt w narzędziu do zarządzania pracą, kopiuje strukturę folderów i przepisuje tę samą listę standardowych zadań na start.
Klient zwleka z informacją zwrotną i akceptacją
Kreacja albo plan mediowy czeka na decyzję klienta, a zespół nie wie, czy mail w ogóle dotarł, czy klient zapomniał, czy trzeba już dzwonić. Więc dzwoni na wszelki wypadek.
Jak to wygląda przed automatyzacją i po niej.
Po podpisaniu umowy zespół ręcznie wysyła maile z prośbą o brief, materiały i dostępy do kont, a potem osobno dopytuje, czego jeszcze brakuje.
Opiekun projektu ręcznie zakłada nowy projekt, tworzy strukturę folderów i przepisuje tę samą listę zadań na start dla każdego klienta.
Zespół czeka na akceptację kreacji czy planu i ręcznie przypomina się klientowi mailem lub telefonem, nie wiedząc, czy wiadomość w ogóle dotarła.
Nowy klient dostaje automatyczną sekwencję z prośbą o brief, materiały i dostępy, a system na bieżąco pokazuje, czego jeszcze nie dostarczył.
Projekt, foldery i lista startowych zadań powstają automatycznie, gdy tylko onboarding klienta zostanie zakończony.
System pilnuje, które akceptacje wciąż czekają na decyzję, i automatycznie wysyła przypomnienia do klienta, aż do otrzymania odpowiedzi.
Zacznij od jednego procesu
Nie trzeba automatyzować całego onboardingu naraz. Zaczynamy od jednego, najbardziej czasochłonnego etapu i sprawdzamy, czy się sprawdza.
Cztery obszary, w których automatyzacja odciąża zespół najbardziej.
Bez zmiany narzędzia do zarządzania projektami i bez uczenia się nowych systemów. Automatyzacja działa w tle, obok tego, z czego już korzystacie.
Automatyzacja onboardingu klienta
System automatycznie wysyła nowemu klientowi sekwencję powitalną z prośbą o dane, dokumenty i dostępy potrzebne do startu kampanii, bez ręcznego pisania tych samych maili za każdym razem.
Zbieranie briefu i materiałów kampanii
Klient dostaje jeden uporządkowany formularz lub link do przesłania briefu, logotypów i materiałów, a system pilnuje, czego jeszcze brakuje, i przypomina automatycznie.
Automatyczne tworzenie projektu, folderów i zadań
Gdy tylko onboarding się kończy, system zakłada projekt w Waszym narzędziu do zarządzania pracą, tworzy strukturę folderów i uzupełnia listę standardowych zadań na start.
Przypomnienia o akceptacjach klienta
System śledzi, które kreacje, treści czy plany mediowe czekają na decyzję klienta, i automatycznie wysyła przypomnienia, dopóki akceptacja nie zostanie potwierdzona.
Co sprawdzamy podczas pilotażu.
Nie mamy jeszcze wdrożeń u klientów z branży marketingowej, dlatego nie pokazujemy tu wyników. Pokazujemy, co realnie mierzymy podczas wspólnego pilotażu, żebyś Ty i Twój zespół mogli ocenić, czy się sprawdza.
Czas od podpisania umowy do startu kampanii
Ile czasu upływa od podpisania umowy z klientem do momentu, gdy zespół ma komplet briefu, materiałów i dostępów potrzebnych do startu.
Liczba ręcznych follow-upów
Ile maili, wiadomości i telefonów zespół musi wysłać ręcznie, żeby domknąć onboarding i wyciągnąć od klienta brakujące materiały, i jak ta liczba się zmienia.
Odsetek klientów z brakami przypomnianych
Ilu spośród klientów z brakującym briefem, materiałami lub dostępami faktycznie dostaje automatyczne przypomnienie, dane wprost z logów systemu przypomnień.
Odsetek akceptacji uzyskanych bez telefonu zespołu
Ile spośród wysłanych do akceptacji spraw domyka się samą sekwencją automatycznych przypomnień, bez telefonu ze strony zespołu.
Sprawdźmy to na Twoim przykładzie.
Umów krótką, bezpłatną rozmowę o tym, jak dziś wygląda onboarding klientów w Twojej agencji, albo od razu zapytaj o płatny pilotaż na wybranym procesie.
Jak wygląda wdrożenie krok po kroku.
Rozmowa wstępna
Opowiadasz nam, jak dziś wygląda onboarding nowego klienta i zbieranie briefu w Twojej agencji.
Mapowanie procesu
Wspólnie ustalamy, który etap (onboarding, zbieranie materiałów, zakładanie projektu czy pilnowanie akceptacji) najbardziej opłaca się zautomatyzować jako pierwszy.
Konfiguracja i pilotaż
Konfigurujemy automatyzację na wybranym, ograniczonym zakresie i uruchamiamy płatny pilotaż, obok narzędzi, z których już korzystacie do zarządzania projektami.
Ocena i dalsze kroki
Wspólnie sprawdzamy wyniki pilotażu i decydujemy, czy i jak rozszerzyć automatyzację na kolejne procesy.
Pytania, które najczęściej słyszymy od agencji marketingowych
Nie. Nie zajmujemy się pozyskiwaniem klientów, generowaniem leadów ani sprzedażą. Automatyzujemy pracę, która zaczyna się dopiero po podpisaniu umowy: onboarding, zbieranie briefu i materiałów, zakładanie projektu oraz pilnowanie akceptacji od już pozyskanego klienta.
Skontaktuj się z nami
Zacznijmy od rozmowy. Umów bezpłatną rozmowę — 30 minut. Opowiedz nam jak wygląda praca w Twojej firmie. My powiemy Ci czy i gdzie automatyzacja ma sens — i co realnie możesz zyskać.
Wolisz wybrać termin od razu?
Zarezerwuj termin na rozmowęNie lubisz formularzy?
Zostaw wiadomość na WhatsApp