Zatrudnij Agenta

Koniec z ręcznym przypominaniem klientom o brakujących dokumentach

Automatyzujemy pracę operacyjną wokół dokumentów w biurach rachunkowych: przypomnienia, braki, wyjątki i kontakt z klientami. Bez wymiany programu księgowego, z którego już korzystasz.

Program pilotażowy dla biur rachunkowych: 3 miejsca

30 minut, bez zobowiązań. W trakcie wskażemy, co w Twoim biurze da się zautomatyzować. Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego.

Dokumenty za październik

Komplet 2 z 5
Dokumenty za październik
KlientDokumentPrzypomnieniaTerminStatusKomplet
PiekarniaWyciąg bankowyWyciąg bankowyWstrzymane10.11Komplet
Gabinet stomatologicznyFaktury zakupuFaktury zakupuAktywne10.11Brak 2 szt.
Sklep meblowyParagonyParagonyAktywne12.11Przypomnienie wysłane
Firma transportowaFaktura zagranicznaFaktura zagraniczna—15.11Do decyzji
Biuro projektoweFaktury sprzedażyFaktury sprzedażyWstrzymane12.11Komplet
Do decyzji księgowego

Firma transportowaFaktura zagraniczna

Dokument dotarłGabinet stomatologiczny przesłał faktury zakupu. Przypomnienia wstrzymane.

Przykład: dane poglądowe, nie dane klienta

Znasz to z każdego miesiąca

„Co miesiąc piszemy do tych samych klientów z prośbą o brakujące dokumenty.”
„Faktury czekają, aż klient potwierdzi, czy to koszt firmowy.”

Wysłane

Do: Ten sam klient
  • Re: Re: Re: Brakujące dokumenty za wrzesieńBez odpowiedzi2.10
  • Re: Re: Brakujące dokumenty za sierpień2.09
  • Re: Brakujące dokumenty za lipiec2.08
  • Brakujące dokumenty za czerwiec2.07
Przykład: ta sama wiadomość, co miesiąc
„Nie wiemy, którzy klienci nadali biuru uprawnienia i kiedy wygasają certyfikaty.”
„Zespół traci czas na przypominanie zamiast na księgowanie.”

To nie jest problem programu księgowego. Program księguje, ale nie goni klientów o dokumenty.

Jak to wygląda po wdrożeniu

Komplet dokumentów na koniec miesiąca

System prowadzi listę dokumentów, których oczekujesz od każdego klienta, wykrywa braki (paragony, faktury zagraniczne, umowy, dokumenty bankowe), wysyła spersonalizowane przypomnienia i eskaluje zaległe. Status wszystkich klientów widzisz na jednym ekranie. Gdy dokument dotrze, przypomnienia same się wstrzymują.

Gabinet stomatologiczny

Dokumenty za październik

Oczekiwane dokumenty

  • Wyciąg bankowyKomplet
  • Faktury zakupuKomplet
  • ParagonyKomplet
  • UmowyKomplet

Komplet4 z 4

Historia przypomnień

  1. Spersonalizowane przypomnienieWysłane
  2. ZaległośćEskalowano
  3. Dokument dotarłKomplet
  4. Przypomnienia po dotarciu dokumentuWstrzymane

Dokument dotarłGabinet stomatologiczny przesłał faktury zakupu. Przypomnienia wstrzymane.

Przykład: jeden klient, gabinet stomatologiczny

Wyjątki od klientów bez wymiany maili

System wskazuje faktury, które wymagają potwierdzenia klienta, pyta, czy wydatek jest związany z działalnością, zbiera opisy i brakujące informacje oraz oznacza duplikaty i nietypowe przypadki. Do księgowego trafiają tylko sprawy wymagające decyzji, razem z historią odpowiedzi klienta.

Gabinet stomatologiczny

Do decyzji księgowego
Faktura zakupu

PytanieCzy ten wydatek jest związany z działalnością?

Odpowiedź klientaTak, to sprzęt do gabinetu.

Księgowy
Przykład: sprawa z historią odpowiedzi klienta

Uprawnienia i certyfikaty w jednym miejscu

Widzisz, którzy klienci nadali biuru uprawnienia w KSeF, gdzie konfiguracja jest niepełna, kiedy wygasają certyfikaty i jakie działania trzeba jeszcze wykonać.

Uprawnienia i certyfikaty

KlientUprawnieniaCertyfikatDo zrobienia
PiekarniaNicNadaneWażny do 14.03.2027Nic
Sklep meblowyDokończyć konfiguracjęKonfiguracja niepełnaBrakDokończyć konfigurację
Firma transportowaOdnowić certyfikatNadaneWygasa 02.12.2026Odnowić certyfikat
Przykład: uprawnienia i certyfikaty

Działa obok programu księgowego, z którego korzystasz. Nie zastępujemy go i nie budujemy kolejnej aplikacji do importu faktur.

Cztery kroki od rozmowy do działającego systemu

Plan wdrożenia

Program pilotażowy
Tydz. 1Tydz. 2Tydz. 3Tydz. 4Tydz. 5Tydz. 6Tydz. 7Tydz. 8Tydz. 9Tydz. 10
Bezpłatna rozmowa (30 minut)
Analiza przepływu pracy
Pilot
Utrzymanie
Abonament
dalej
Przykład: czas pilota zależy od procesu i liczby klientów

  1. 30 minut

    Bezpłatna rozmowa (30 minut)

    Opowiadasz, jak wygląda praca w biurze i gdzie tracicie najwięcej czasu.

  2. Po rozmowie

    Analiza przepływu pracy

    Mapujemy jeden proces, np. zbieranie dokumentów, i mówimy wprost, co warto zautomatyzować, a czego nie.

  3. 2⁠–⁠4 tygodnie

    Pilot

    Budujemy jedną automatyzację na Waszych danych, łączymy ją z narzędziami, które już macie, dodajemy dashboard, przypomnienia i eskalację oraz szkolimy zespół. Planowany czas wdrożenia: 2⁠–⁠4 tygodnie.

  4. 30 dni, potem abonament

    Utrzymanie

    Przez 30 dni monitorujemy działanie, potem opieka w abonamencie: monitoring, poprawki i rozwój.

Rozmowa jest bezpłatna. Program pilotażowy jest płatny, a cenę podajemy po rozmowie, bo zależy od liczby klientów i procesu. Jeśli automatyzacja nie ma w Twoim biurze sensu, powiemy to wprost.

Czy to dla Twojego biura?

To dla Ciebie, jeśli:

  • prowadzisz biuro rachunkowe z 5⁠–⁠30 pracownikami i 80⁠–⁠500 klientami,
  • z klientami komunikuje się kilka osób w zespole,
  • co miesiąc zbierasz dokumenty ręcznie i przypominasz o nich mailem lub telefonem.

To nie dla Ciebie, jeśli:

  • szukasz nowego programu księgowego (nie zastępujemy go),
  • masz kilku klientów i niewiele dokumentów (automatyzacja prawdopodobnie się nie opłaci),
  • chcesz automatyzować samo księgowanie. Zajmujemy się pracą wokół niego.

Jeśli automatyzacja nie ma w Twoim biurze sensu, powiemy to wprost.

Pracujesz na wrażliwych danych. Traktujemy to poważnie

Dane Twojego biura
Zakres projektu
Dokumenty klientów
System wykrywa braki i przypomina klientom

Dostęp tylko dla wskazanych osób

Dostęp możesz cofnąć w każdej chwili

Zatwierdza człowiek
Księgowy decyduje
Trenowanie modeli AI
  • Ważne decyzje zatwierdza człowiek, szczególnie w pierwszych tygodniach.
  • Dostęp mają tylko konkretne osoby i tylko w zakresie projektu. Możesz go cofnąć w każdej chwili.
  • Logi działań i alerty o błędach, które trafiają do nas, zanim zauważysz problem.
  • Umowa powierzenia przetwarzania danych (RODO) i opcja hostingu w UE.
  • Dane Twoich klientów nie służą do trenowania modeli AI.
  • Dane przechowujemy w zabezpieczonej bazie.
Zobacz nasze praktyki bezpieczeństwa

Pytania i odpowiedzi

Nie znalazłeś odpowiedzi?Napisz na kontakt@zatrudnij-agenta.pl

Czy muszę zmieniać program księgowy?

Nie. Działamy obok niego. Na rozmowie sprawdzamy, jak Twój program wymienia dane. Integracji z konkretnymi programami nie deklarujemy, dopóki ich nie przetestujemy.

Ile trwa wdrożenie?

Planujemy 2⁠–⁠4 tygodnie dla jednego procesu. Dokładny termin podajemy po analizie.

Ile to kosztuje?

Rozmowa jest bezpłatna. Program pilotażowy jest płatny, a cenę podajemy po rozmowie, bo zależy od liczby klientów i procesu.

Co jeśli system się pomyli?

Ważne decyzje zatwierdza człowiek, a w pierwszych tygodniach sprawdzamy wyniki codziennie.

Czy dane moich klientów są bezpieczne?

Pracujemy na ograniczonym dostępie, z umową powierzenia danych i logami działań. Szczegóły są na stronie Bezpieczeństwo.

Czy to zastąpi moich pracowników?

Nie. Zdejmuje z zespołu przypominanie i zbieranie informacji, żeby księgowi zajmowali się decyzjami.

Jesteśmy małym biurem. Czy to dla nas?

Program jest przygotowany dla biur od około 5 pracowników i 80 klientów. Jeśli u Was się nie opłaci, powiemy to na rozmowie.

Nie znalazłeś odpowiedzi?Napisz na kontakt@zatrudnij-agenta.pl

Sprawdźmy, ile pracy możesz zdjąć z zespołu

Umów 30-minutową rozmowę. Powiemy wprost, co w Twoim biurze warto zautomatyzować, a co nie, i czy w ogóle ma to sens.

Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego. Bez zobowiązań.